Das Remote Onboarding bei der sepago

Ich habe im Interview mit Inken gesprochen. Sie ist verantwortlich für das Recruiting und Onboarding bei der sepago.
“Ich habe mir den Anspruch gestellt, nicht nur gute und gut passende sepagisten zu finden, sondern möchte vor allen Dingen auch maßgeblich dazu beitragen, dass die Mitarbeiter:innen sich auch in ihren ersten Monaten gut aufgehoben fühlen.”

Was bedeutet Onboarding?
Für mich ist Onboarding in erster Linie ein Prozess im Unternehmen, welcher sich darum kümmert, dass den Mitarbeitern:innen entsprechende Hardware zur Verfügung gestellt wird und alles im Personalbereich geregelt ist. Dieser Prozess kann häufig auch schon automatisiert im Personalmanagement-System dargestellt werden. Des Weiteren spielt der kulturelle Aspekt beim Onboarding eine bedeutende Rolle. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter:innen in dem neuen Gefüge gut aufgenommen fühlen und die Unternehmensphilosophie kennenlernen und verstehen. Dabei stehen auch die Unternehmensvision im Fokus und die dahinterstehenden Beweggründe, welche wir in verschiedenen Workshops versuchen, den neuen Mitarbeitern:innen näherzubringen. Zudem sind regelmäßige Teamgespräche wichtig, um die neuen Mitarbeiter:innen abzuholen und ihnen den Start so einfach wie möglich zu gestalten.

Wie sieht der Onboarding-Prozess bei der sepago aus?
Der Onboarding Prozess startet mit der Unterschrift des Arbeitsvertrages – dadurch werden die Bewerber:innen zu Mitarbeiter:innen. Im Anschluss werden die Vorgesetzten sowie die Teamkollegen:innen benachrichtigt, dass die entsprechende Stelle besetzt wurde. Danach folgt der standardisierte Prozess, wie zum Beispiel die Bestellung der Hardware. Auch die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag zählt zum Onboarding-Prozess, denn je nachdem wie lange diese Zeit ist, besteht die Gefahr, denjenigen oder diejenige wieder als Mitarbeiter:in zu verlieren. Daher kontaktiere ich in dieser Zeit die neuen Mitarbeiter:innen und möchte ihnen damit das Gefühl vermitteln, dass wir uns auf sie freuen.
Der erste Arbeitstag findet bestenfalls vor Ort statt. Da dies zurzeit schwer umsetzbar ist, findet der erste Tag Remote statt. Das jeweilige Team stellt sich bei den neuen Mitarbeitern:innen vor und beantwortet offene Fragen. Außerdem wird der- oder diejenige schon einmal in das Themengebiet eingeführt. Ich sende den neuen Mitarbeitern:innen eine Informationsmail mit unserem Welcome Doc zu. Das Welcome Doc ist ein Microsoft Sway zum Durchklicken, welches viele Informationen und Bilder rund um sepago enthält. Dieses Dokument existiert bereits seit 2015 und wird seitdem immer wieder aktualisiert und neu aufbereitet. Auch durch das enthaltende Organigramm können die neuen Mitarbeiter:innen sehen, wer ihr Ansprechpartner ist.
Außerdem werden während dem Onboarding-Prozess regelmäßig Feedbackgespräche geführt. Dies bedeutet, dass nach den ersten sechs bis acht Wochen, nach drei Monaten und noch einmal kurz vor Ablauf der Probezeit jeweils ein Gespräch zum gegenseitigen Feedback geführt wird. Parallel dazu führe ich noch „Gut-Angekommen-Gespräche“, in denen ich noch einmal direkt nachfrage, ob alles in Ordnung ist oder ob irgendwo „der Schuh drückt“.

Wie machen wir das Remote Onboarding?
Bei der Gestaltung des Remote Onboardings haben wir darauf geachtet, dass wir alle Bestandteile des “normalen” Onboardings so gut wie möglich auch digital abbilden können. Das bedeutet beispielsweise, dass die neuen Mitarbeiter:innen, das Team per Video-Call kennenlernen und alle Informationen rund um sepago digital erhalten. Vor dem Video-Call halte ich mit den neuen Mitarbeiter:innen telefonisch Kontakt und lasse die Hardware durch unsere IT-Abteilung aufsetzen.
Beim Remote Onboarding gehören auch verschiedene digitale Formate dazu, welche zu unserer Arbeitskultur gehören und den neuen Mitarbeitern:innen den Start erleichtern sollen. Diese digitalen Formate sind beispielsweise “Ask me Anything”, in dem sich die verschiedenen Teams innerhalb eines Video-Calls wöchentlich gegenseitig Fragen mit anderen sepagisten stellen. Außerdem haben wir das “Bier um 4”, welches vor Ausbruch der Pandemie jeden Freitag bei uns in der Büroküche stattfand, in einen digitalen Raum gewandelt, in den jede/r Mitarbeiter:in beitreten kann. Zudem haben wir monatlich einen “sepagoCall”, in dem die verschiedenen Teams ihre aktuellen Projekte vorstellen. Auch für den Kaffeeklatsch am Morgen haben wir ein digitales Format namens “Mystery Coffee” kreiert, welches ein zufälliges Gespräch an der Kaffeemaschine ersetzen soll. Das People & Organisation Team hat einen Onboarding Workshop ins Leben gerufen, welcher das Ziel hat, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen untereinander kennenlernen und auch intensiver auf die Themen Agiles Arbeiten, Vision, Strategie und die sepago-Geschichte eingeht. Generell legen wir großen Wert darauf, dass die neuen Mitarbeiter:innen von Anfang an bestmöglich mit einbezogen werden und sich somit schnell in das Unternehmensgeschehen einleben können. Zudem haben wir auch einen extra Channel erstellt, in dem alle Informationen und Video-Call-Aufzeichnungen zu finden sind.

Onboarding Workshop März 2021

Was sind dabei die Herausforderungen und wie meistern wir diese?
Da der gewohnte Flurfunk im Büro zurzeit nicht existiert und dadurch auch keine spontanen Gespräche an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause stattfinden, liegt die Herausforderung darin, die sepagisten in digitalen Formaten zu erreichen. Die digitalen Formate stellen hier eine gute Lösung dar, aber ersetzen natürlich kein spontanes, lockeres Gespräch im Büro. Digitale Formate leben von der Interaktion der Beteiligten und oft ist es so, dass gerade in großen Video-Calls eine Person spricht und der Rest der Gruppe still in der Runde ist. Dadurch gehen signifikant viele Informationen verloren.
Wie bereits erwähnt, ist uns das Miteinander sehr wichtig und gerade zu Beginn der Pandemie mussten wir schauen, wie wir das persönliche Flair aufrechterhalten können. Aus diesem Grund versuchen wir die Herausforderung zu meistern, in dem wir digitale Alternativen bieten und immer wieder neue Formate ins Leben rufen. Aber auch die Teams untereinander haben sich verschiedene Lösungen überlegt, wie ein digitales Miteinander möglich ist. So gibt es beispielsweise digitale Mittagsrunden oder Check in / Check out Calls, um zu plaudern und sich upzudaten.

Was ist unser Anspruch an das Onboarding?
Unser Anspruch an das Onboarding ist natürlich, dass dieser auch unsere Kernwerte unterstützt. Es ist wichtig, dass wir das Miteinander feiern und man sich gut integriert fühlt. Wir möchten gerne den Raum und die Freiheit für einen informellen Austausch bieten und das zusätzlich mit einem qualitativ hochwertigen Onboarding-Prozess verbinden.
Durch unser Personal Management System sind viele Prozesse automatisiert, um die Mitarbeiter durch beispielsweise eine Checkliste regelmäßig daran zu erinnern, wenn noch offene Aufgaben bestehen. Außerdem arbeiten wir gerade an einem extra Channel, der für alle Mitarbeiter:innen frei zugänglich sein soll, um alle wichtigen Themen rund um das Onboarding und die Weiterbildung zusammenzufassen. Dieser Channel wird auch für Mitarbeiter:innen interessant sein, welche schon länger bei der sepago sind, um sich über gewisse Themen noch einmal zu informieren.
Das aller wichtigste beim Onboarding-Prozess ist die Authentizität. Wir leben eine flache Hierarchie und haben Vertrauen ineinander, weshalb jede/r einzelne Mitarbeiter:in im Unternehmen Botschafter von sepago ist.