IT-Projektmanagement – Der Beginn (m)einer Reise
In dieser dreiteiligen Blogreihe will ich Ihnen vorstellen, wie wir IT-Projektmanagement bei der sepago betreiben, welche Tools wir nutzen und wo die Reise im Projektmanagement für uns hingeht.
Im ersten Teil gehe ich auf unsere Erfahrungen aus vielen IT-Projekten der letzten Jahre ein: Wie wir Projektmanagement bei der sepago durchführen, welche Erfolge und welche Hindernisse im Verlauf eines Kundenprojektes auftreten.
Am Anfang stehen die Transformation Map und die Roadmap
Projektmanagement im Microsoft Office 365 Kontext durchzuführen, war von Anfang an damit verbunden, sich von zu starren Methodiken zu lösen und den Fokus auf ein Tool zu legen, mit dem die Kollegen und der Kunde arbeiten. Dieses Tool werde ich Ihnen im zweiten Teil meine Reihe vorstellen.
Der erste Schritt im Rahmen eines IT-Projektes ist es, Klarheit über die Ziele und die Erwartung, sowohl auf Kunden- als auch auf Dienstleisterseite, zu schaffen. Mithilfe einer Transformation Map und der Roadmap Dokumente erarbeiten wir die Anforderungen an das Projekt gemeinsam mit dem Kunden.
In der Transformation Map visualisieren wir den groben zeitlichen Ablaufplan des Projektes und schaffen auf einen Blick eine einfache und verständliche Übersicht über die Phasen, die durchlaufen werden.
Office 365-Migrationsprojekte sind komplex. Letztendlich wirken sie sich auf alle Mitarbeitenden in einem Unternehmen aus. Umso hilfreicher ist es, alle anfallenden Arbeitspakete und Meilensteine optisch darzustellen und bereichsübergreifend den Sinn und Nutzen eines Projektes vorzustellen.
Ergänzend dazu wird das Roadmap-Dokument formuliert und die Projekttage sowie die genauen Inhalte der Arbeitspakete definiert.
Die Roadmap bildet im Detail alle Aufgaben und Unteraufgaben ab. Sie beschreibt die einzelnen To-dos mit den jeweiligen Aufwänden zur Erfüllung der Aufgaben. Nach der Abstimmung mit unserem Kunden übertragen wir die Arbeitspakete und Daten in unser Projektmanagement-Tool. Welches Tool wir bei der sepago nutzen, finden Sie im zweiten Teil meines Blogartikels heraus: Was ist unser GoTo PM-Tool.
Typische Herausforderungen im Rahmen des Projektmanagments
Das erste eigene Projekt ist immer eine Herausforderung und jeder von uns stand vor dieser. Denken Sie einmal zurück, was Ihre so waren? Vielleicht finden Sie sich bei meinen persönlichen Herausforderungen wieder.
- Der Projektumfang weitet sich aus
Die Anforderungen eines Projekts ändert sich gegenüber dem, was zu Projektanfang vereinbart wurde. Häufig haben wir diese Herausforderungen, wenn zusätzliche Aufgaben aufgrund von Problemen auftauchen oder zusätzliche Leistungen außerhalb des Projekt Scopes erwünscht sind.
- Mangelnde Kommunikation
Eine offene und transparente Kommunikation ist entscheidend für jedes erfolgreiche Projekt. Werden mögliche Probleme verschwiegen oder nicht angesprochen, kann dies im Nachhinein zu kritischen Problemen im weiteren Verlauf führen.
Unsere Lösung
Mithilfe von Weekly’s versuchen wir bei der sepago ständig mit dem Kunden im Austausch zu bleiben. Doch kann es auch hier zu Missverständnissen kommen oder das manche Themen außerhalb von solchen Runden nebenbei angesprochen werden, ohne alle Beteiligte zu involvieren.
Sie wundern sich vielleicht, warum ich nicht Herausforderungen wie eine fehlende Zieldefinition oder Budgetbeschränkungen nenne.
Zum einen könnte man argumentieren, dass wir als externe Dienstleister weniger mit solchen Hindernissen zu kämpfen haben. Ich bin der festen Überzeugung, dass es daran liegt, dass wir durch unseren strukturierten Ansatz mit Transformation Map und Roadmap von vorne rein Ihre Vision gemeinsam ausarbeiten und dort auch die Grenzen der Projekte festlegen.
Der Autor
Martin Fingerhut ist Transition-Consultant im Team der Organisationsberatung bei der IT-Unternehmensberatung sepago GmbH. In seiner Rolle als Berater bei sepago begleitet er mit unseren IT-Consultants und Technikern die organisatorische Einführung von Microsoft-Produkten in einem ganzheitlichen Prozess. Im sepago Blog schreibt er über IT-Projektmanagent.
Wie kam ich in meiner Rolle zum Projektmanagement? Ganz einfach, ich wurde gefragt, ob ich mich in diesem Bereich weiterentwickeln möchte und ein wenig persönlicher Ehrgeiz gehörte natürlich auch dazu.
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