Kollaboration 2.0: Zusammenarbeit am mobilen Arbeitsplatz mit Microsoft Teams
Vor dem Ausbruch von COVID-19 ging es schon darum, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben von einem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Sei es bei einem Kunden, im Zug oder auch von zu Hause aus. Wichtig ist es, dass der Mitarbeiter in der Lage ist, von überall auf Unternehmensdaten zuzugreifen. Dies gilt auch für die Daten, welche in Teamarbeit erstellt wurden. Für diesen Austausch müssen schnelle und unkomplizierte Kommunikationswege gewährleistet werden. Dazu braucht es eine Plattform, in welcher Dateien beliebig abgelegt, ausgetauscht und bearbeitet werden können. Zusätzlich müssen Mitarbeiter schnell untereinander in Kontakt treten, sei es per Chat, Voice oder als spontanes Team-Meeting. Microsoft liefert hier die passende Lösung und stellt eine 6-monatige kostenlose Version von Teams, inklusive der Office Web Anwendungen, für alle zur Verfügung.
Was genau verbirgt sich hinter „Microsoft Teams“?
Microsoft Teams, oder auch einfach Teams, ist eine Kollaborations-Plattform, welche die Möglichkeiten von Chats, Besprechungen, Anrufen, Dateien, Webseiten, Umfragen, 3rd Party Apps und mehr kombiniert. Teams ist dabei eine Software-as-a-Service[1], die in der Office 365 Suite integriert ist.
Teams kann, als zentraler Ort für die Teamarbeit verwendet werden und das gilt nicht nur für die Office 365 Suite, sondern auch für Unternehmen, welche auf Teams als Kollaborations-Plattform setzen.
Teams ist dabei sowohl als Client auf ihrem PC, als Smartphone-App oder direkt als Anwendung im Browser verfügbar. Egal welche Variante Sie verwenden, es gibt keine Einschränkung bei der Nutzung – Sie müssen sich auf keine Variante festlegen, wechseln Sie vom Client auf Ihren PC und direkt wieder auf die Handy-App, ohne irgendetwas zu verpassen.
[1] Software, welche von einem externen Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt wird. Kann als Client oder komplett im Browser verwendet werden.
Was kann ich jetzt genau mit Microsoft Teams machen?
Die Teams-Plattform beinhaltet verschiedene Möglichkeiten der Kommunikation und Kollaboration:
Teams: In Teams werden Mitarbeiter zusammengefasst, die im selben Bereich oder an denselben, größeren und wichtigen Projekten im Unternehmen arbeiten. Das Team kann dann in verschiedene Kanäle (Channels) unterteilt werden. Alle Unterhaltungen in einem Team oder Channel sind öffentlich und können von jedem im entsprechenden Team mitgelesen werden. Eine Ausnahme bilden hier private Channels. Mitglieder müssen in diesen Channel eingeladen werden, damit sie Inhalte sehen und bearbeiten können. Private Channels bleiben für die restlichen Mitglieder des Teams unsichtbar, abgesehen von den Team-Besitzern. Diese können den Channel sehen, aber nicht dessen Inhalte.
Sie können Unterhaltungen, Anrufe und Meetings innerhalb des Teams tätigen und Dateien mit allen Kollegen im Team teilen.
Chat: Starten Sie eine direkte Unterhaltung mit einem Kollegen Ihrer Wahl. Dabei sind Sie nicht nur auf eine Eins-zu-Eins Unterhaltungen begrenzt. Sie können ohne Probleme Eins-zu-Viele Unterhaltungen aufsetzen, laden Sie einfach entsprechende Kollegen in den Chat ein. Dies geschieht dynamisch, Sie können Mitarbeiter also immer, wenn nötig, ein- oder ausladen. Der Chatverlauf ist nur für Mitarbeiter im Chat einsehbar, der Chat ist von den Teams losgelöst.
Innerhalb des Chats können auch Dateien geteilt werden.
Anrufe / Meetings: Starten Sie jederzeit einen Anruf oder ein Meeting mit einem Mitarbeiter, oder einer Gruppe von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Diese Anrufe können auch in Video-Form ausgeführt werden, wobei hier jeder Mitarbeiter für sich selbst entscheidet, ob er seine Webcam verwendet oder nicht. Der Button ‚Anrufe‘ bietet weitere Funktionen, wie das Teilen des Bildschirmes, für zum Beispiel Online-Präsentationen oder auch die Aufnahme des Meetings, falls es nicht jeder zeitlich einrichten kann. Die Aufzeichnungen werden automatisch bei Microsoft Streams hochgeladen und können nur von Mitgliedern des Meetings oder, von Ihnen berechtigten Person eingesehen werden.
Dateien Ablegen und Teilen:
Legen Sie Dateien in Ihren Teams, Kanälen oder Chats ab, Ihre Kollegen können diese dann einsehen und bearbeiten. Die Bearbeitung der Dateien funktioniert parallel und in Echtzeit. Dateien werden automatisch in Ihrem SharePoint gespeichert und versioniert. Gibt es also ein Problem mit der aktuellen Version, haben Sie immer noch die Möglichkeit, auf eine ältere Version zurückzugehen.
Wie implementieren und verwenden Sie Teams?
Gerne helfen wir Ihnen bei der Planung und Implementierung von Teams. Wir besprechen mit Ihnen verschiedene Pakete, Szenarien und Teams-Strukturen, damit ein Rollout von Teams so schnell wie möglich und ohne Probleme stattfinden kann.
Zusätzlich bieten wir Ihnen verschiedene Workshops für die End-User-Nutzung oder Administratoren an, damit nach dem Rollout alles reibungslos weiter läuft.
Wir als IT-Experten bei der sepago möchten Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Umgang mit einem so vielschichtigen Tool wie Teams näherbringen. Kontaktieren Sie uns.