Microsoft Viva – Ein Überblick
Mit Microsoft Viva hatte Microsoft im Februar 2021 seine neue „Employee Experience Platform“ angekündigt, die nun verfügbar ist. Zitat Microsoft: „Eine Employee Experience Platform ist eine für die MitarbeiterInnen eines Unternehmens geschaffene Software-Lösung, welche die Kommunikation vereinfacht, die Weiterentwicklung und Weiterbildung der Mitarbeitenden fördert, sowie den Zusammenhalt und die Zufriedenheit der Belegschaft positiv beeinflusst.“
Inhalt:
Was ist Microsoft Viva
Welche Features bietet Microsoft Viva – ein Überblick
Viva Connections – Der Zugang zum Unternehmens-Intranet
Viva Topics – Mit Themenclustern Informationen verfügbar machen
Viva Insights – Balance zwischen Arbeit und Regeneration
Viva Learning – Weiterbildung als Teil der Unternehmensphilosophie
Wie sieht Ihre Stragie aus für die Einführung von Microsoft Viva
Was ist Microsoft Viva?
Mit Viva bietet Microsoft erstmals ein in Microsoft Teams integriertes System für die Employee Experience an. Die neue Plattform adressiert die Bedürfnisse der Beschäftigten am Arbeitsplatz, stärkt sowohl ihre persönliche als auch berufliche Entwicklung und soll so ihre Zufriedenheit im Unternehmen steigern. Das soll zu einer geringeren Fluktuation der Belegschaft führen und den Gesamterfolg von Unternehmen verbessern. Microsoft Viva kombiniert die Erfahrung der Mitarbeitenden in den vier Kernbereichen Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen.
So sollen die Beschäftigten in ihrer Entwicklung und täglichen Arbeit bestmöglich unterstützt werden. Zum Start kündigt Microsoft eine Reihe von Anwendungen an, die integrierte Lösungen bereitstellen, den Zugriff auf Partner-Lösungen aus dem wachsenden Viva-Ökosystem und die Erweiterbarkeit der Plattform ermöglichen. Unternehmen können außerdem bestehende Employee Experience-Systeme in Microsoft Viva integrieren, so dass sie für die Beschäftigten besser zugänglich und leichter auffindbar sind.
Durch Umfragen hat Microsoft herausgefunden, welche Probleme in vielen Unternehmen vorhanden sind und diese mit der Viva Suite adressiert: Die Mitarbeitenden fühlen sich seit der Pandemie weniger verbunden, leiden unter Burnout, suchen oder bearbeiten täglich eine Stunde lang Informationen, müssen oft neue Tools nutzen (ca. 200) und die Geschäftsführung befürchtet, das fehlende Wissen hindert das Wachstum.
Welche Features bietet Microsoft Viva – ein Überblick
Microsoft Viva umfasst die vier Anwendungen Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics und wird als Teil von Microsoft 365 in erster Linie in Microsoft Teams genutzt.
- Viva Connections bietet Beschäftigten via Microsoft Teams einen persönlichen Einstiegspunkt in ihren digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeitende finden hier kuratierte Inhalte, News aus dem eigenen Unternehmen, Richtlinien oder auch eine Übersicht der Arbeitgeberleistungen.
- Viva Topics macht Wissen nutzbar, ohne aktiv danach suchen zu müssen. Viva Topics zeigt automatisch Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Teams an. Mit dem Klick auf eine Karte öffnet sich eine Themenseite mit den zugehörigen Dokumenten, Konversationen, Videos und ExpertInnen. So erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, das kollektive Wissen ihrer Organisation für den täglichen Gebrauch zu nutzen, ohne dabei die gerade genutzte Anwendung verlassen zu müssen.
- Viva Insights unterstützt Einzelpersonen und Unternehmen dabei mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen. Persönliche Einblicke sollen Mitarbeitenden helfen, regelmäßige Pausenzeiten wahrzunehmen, sich Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten und die Beziehung zu Kolleg*innen zu stärken. Diese Einblicke sind nur für die jeweilige Person sichtbar, nicht für Führungskräfte und auch nicht für die IT. Die für Viva Insights genutzten Daten sind genauso umfassend geschützt wie Informationen in E-Mails, im Kalender oder Microsoft Teams und enthalten dabei weder Text noch Anhänge oder identifizierende E-Mail-Adressen.
- Viva Learning schafft einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams und setzt auf künstliche Intelligenz (KI), die die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit empfiehlt. Die Funktion hilft Unternehmen dabei, eine Lernkultur aufzubauen und Weiterbildung zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Arbeitens werden zu lassen. Viva Learning bündelt verschiedene Trainingskurse und kurze Lerneinheiten, damit sie für alle Beschäftigten einfach auffindbar sind und weiterempfohlen werden können.
Viva Connections – Der Zugang zum Unternehmens-Intranet
Die Grundidee von VIVA Connections besteht in der Nutzung schon vorhandener Intranet-Inhalte in der Teams App. Über einen separaten Button wird die Unternehmenskommunikation in Teams verfügbar gemacht und werden zielgruppenspezifisch verschiedene Aktionsmöglichkeiten angeboten. Über ein Dashboard können MitarbeiterInnen mit wenigen Klicks z.B. Urlaub beantragen, Genehmigungen erteilen, Ausgaben oder Zeit erfassen. Dies ist eine Weiterentwicklung der „Home Site App für Teams“ und für die meisten Unternehmen mit vorhandenen Office-Lizenzen kostenlos nutzbar. Über ein CMS, ähnlich wie WordPress, kann in SharePoint Online die Vorlage (Template) erstellt und angepasst und dann einfach in Teams integriert werden. Durch die Nutzung von „Webparts“ können auch externe Inhalte von Twitter, YouTube, etc. leicht integriert werden und natürlich alle Inhalte aus der Office365-Umgebung, die in SharePoint Online liegen.
Das Dashboard kann auch Apps enthalten, die z.B. interaktiv Zugriff auf Aufgabenverwaltung, Genehmigungen, Schichtpläne oder Urlaubskalender bieten. Somit sind diese Funktionen in Teams integriert an einem Platz zu finden. Positiver Nebeneffekt: Die Anzahl der zu nutzenden Tools im Unternehmen wird reduziert.
Viva Topics – Mit Themenclustern Informationen verfügbar machen
In vielen Unternehmen veraltet das Wissen, ist schwer auffindbar oder geht schlichtweg verloren durch Weggang der Mitarbeitenden. Mit VIVA Topics soll eine themenbasierte Organisation von Inhalten auf Basis bereits vorhandener Dokumente und Ansprechpartner in Teams entstehen. Hier soll VIVA Topics, über künstliche Intelligenz gestützt, einen zentralen Anlaufpunkt für ein Thema bieten. Sucht jemand z.B. nach Informationen zum Thema „Reisekosten“, findet er alle relevanten Dokumente, von KollegInnen in der Vergangenheit gestellte Fragen und die richtigen AnsprechpartnerInnen auf einer Seite gesammelt. Wird eine neue Frage zum Thema “Reisekosten” gestellt, wird diese mit der Antwort automatisch integriert. Das spart viel Zeit, die auf der Suche nach Informationen verloren geht (ca. 1 Stunde pro Woche schätzt Microsoft in Unternehmen).
Da Viva Topics Dokumente in SharePoint Online durch die SharePoint Syntex KI durchsucht, wird aktuell ein Einsatz nur befürwortet, wenn klar ist, das hier die Firmendaten durch Microsoft verarbeitet werden, um eine bessere Nutzbarkeit zu gewährleisten.
Viva Insights – Balance zwischen Arbeit und Regeneration
Microsoft Definition: „Viva Insights bietet datengestützte und gleichzeitig datenschutzkonforme Einblicke und Empfehlungen, die allen helfen sollen, intelligenter zu arbeiten und erfolgreich zu sein.“
Wir beschränken uns hier auf die Funktionen für sich selbst, da die mögliche Auswertung durch Vorgesetzte/Geschäftsführung mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden sind, die individuelle App jedoch nicht.
Die Viva Insights App bietet mir die Funktion, Fokuszeit zu reservieren, meine Aufgaben zu sichten und bei einer virtuellen Heimfahrt abzuschließen, Lob an meine KollegInnen zu senden, Achtsamkeitsübungen (Atemtechnik, Meditation, Streßabbau) durchzuführen sowie Artikel aus der „Inspirationsbibliothek“ zu lesen. Weiterhin kann man seinen Gemütszustand dokumentieren und damit auch rückblickend einen Überblick über die Phasen des Wohlbefindens erhalten. Teilweise mag es etwas esoterisch erscheinen, aber hier hat Microsoft wirksame Mittel zusammengestellt, um das Risiko eines Burnouts oder einer dauerhaften Überarbeitung entgegenzuwirken. Ich für meinen Teil kann mit vielen der Tools etwas anfangen und habe sie in meinen Arbeitsalltag integriert.
Auch die Funktion „Verbunden bleiben“ kann helfen, Dinge, die man vergessen hat (Mail beantworten, etc.) wieder auf den Schirm zu holen oder z. B. an Dokumente zu erinnern, die man vorhatte, zu lesen. (Beispiel unten)
Viva sendet auch E-Mailzusammenfassungen, die Aufschluss darüber geben sollen, wie man seine Zeit mit wem verbringt, um hier auch gegebenenfalls seine Tätigkeiten zu optimieren oder zu hinterfragen.
Viva Learning – Weiterbildung als Teil der Unternehmensphilosophie
Microsoft Definition: Microsoft Viva Learning (Preview) ermöglicht Teams und Einzelpersonen in Ihrer Organisation, das Lernen zu einem natürlichen Bestandteil ihres Tages zu machen. Die App erstellt einen zentralen Hub in Microsoft Teams, in dem Mitarbeitende Inhaltsbibliotheken in Ihrer Organisation freigeben, zuweisen und daraus lernen können. Mit “Viva Learning” können Sie das Lernen ganz einfach in Ihren Tag integrieren. Wenn Sie Viva Learning (Preview) in Microsoft Teams öffnen, wird eine personalisierte Ansicht von Lerninhalten Ihrer Organisation und Partnern wie LinkedIn Learning angezeigt. Wenn Sie nach weiteren Schulungen suchen und diese abschließen, werden die empfohlenen Inhalte entsprechend Ihren Interessen aktualisiert. Finden Sie ganz einfach Lernmöglichkeiten, die von Ihrer Organisation bereitgestellt werden.
- Durchsuchen Sie Kurse von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training, Skillsoft, Coursera, edX, Pluralsight und anderen Lernpartnern von Drittanbietern.
- Suchen Sie nach bestimmten Lerninhalten, die Sie ansprechen oder Ihre Karriereziele unterstützen.
- Teilen Sie relevante, interessante und wichtige Lerninhalte mit Ihren Teammitgliedern oder Gruppen in einem Microsoft Teams-Chat oder -Kanal.
- Organisieren Sie Ihre benutzerdefinierte Auswahl von Lerninhalten in Microsoft Teams-Kanälen und Registerkarten.
Das Lernen im Unternehmen ist wichtig und sollte im Fokus stehen, jedoch beschäftigt sich ein Mitarbeiter pro Arbeitswoche laut einer Umfrage nur 1% mit Lernen. Das entspricht gerade einmal 24 Minuten.
Mit Viva Learning soll Lernen im Unternehmen seinen „Exotenstatus“ verlieren und Bestandteil der täglichen Arbeit werden. Dazu soll das Auffinden, die Auswahl, das Nachhalten und auch Weiterempfehlen nützlicher Lerninhalte vereinfacht und besser integriert werden. Viva Learning soll über Teams Lerninhalte aus unterschiedlichsten Quellen, vom unternehmenseigenen SharePoint bis zu Inhalten von Schulungsanbietern wie LinkedIn Learning, Skillsoft, Coursera, bis hin zu SAP SuccessFactors werden in der App verfügbar machen. Der Zugriff auf die eigentlichen Inhalte erfolgt dann entweder in Teams oder über einen Browser. Für Inhalte von Drittanbietern sind mit diesen Lizenzvereinbarungen zu schließen. Man kann Lerninhalte anderen empfehlen – und bei der Gelegenheit gleich ein Datum festlegen, bis wann der „Empfehlung“ gefolgt werden soll. Der Status der Empfehlungen kann nachverfolgt werden und man kann „Erinnerungen“ versenden. Bald soll es auch möglich sein, verpflichtende Lerninhalte zuzuweisen (zB für Trainees).
Selbst in der Version, die ohne Aufpreis mit entsprechender Office-Lizenz nutzbar ist, sind schon viele Inhalte aus Microsoft und LinkedIn Learning verfügbar, sowie firmeneigene Inhalte integrierbar, was eine gute Grundausbildung im Unternehmen für IT-Themen ermöglicht.
Wie sieht Ihre Stragie aus für die Einführung von Microsoft Viva?
Da Microsoft Viva sehr tiefgreifende Firmeninformationen und auch die Firmenphilosophie und fundamentale Werte im Unternehmen anspricht, sollten die Evaluation und der Rollout geplant und Schritt für Schritt angegangen werden. Aus diesem Grund möchten viele unserer Kunden nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch von uns begleitet werden. Falls Sie hierzu Informationen oder konkrete Anfragen haben, kontaktieren Sie uns gerne. Auf jeden Fall hat Microsoft mit der Viva Suite die Herausforderungen der aktuellen Situation erkannt und geeignete Werkzeuge an den Start gebracht, um Unternehmen jeder Größe auf dem Weg in eine mehr auf die Mitarbeitenden fokussierte Arbeitswelt zu bringen.
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