Daten – das neue Gold?
5 Schritte zur Mitarbeiter Sentiment-Analyse in Veränderungsprojekten
Nein, Mitarbeiter sind nach wie vor der wichtigste Faktor jedes Unternehmens! Um nachzuvollziehen wie Mitarbeiter in Veränderungssituationen agieren, fühlen und denken und, welche Change Management Maßnahmen Wirkung zeigen, sind in dieser Kombination strukturierte Datengrundlagen eben doch Gold wert. Das Feedback und Stimmungsbild der Mitarbeiter ist in einem kundenorientierten Ansatz der Schlüssel für den Projekterfolg.
In diesem Blog Artikel beschreibe ich Ihnen ein strukturiertes Vorgehen, um die Stimmung der Belegschaft, gegenüber einer Veränderung von ‘best-practise’ aus drei Enterprise-Projekten, zu messen. Eine Veränderung kann die Einführung einer neuen Software, oder die Restrukturierung einer Abteilung sein. Ziel ist es, strukturierte Feedback-Kanäle zu etablieren und diese gestützt ressourcenschonend zu interpretieren und die richtigen Folge-Maßnahmen abzuleiten. Dieser Ansatz basiert auf dem Lean Change-Management, welches ein Feedback getriebener Ansatz für wirksame Veränderungen ist. Statt Veränderungen top-down zu planen, werden die Betroffenen zu Beteiligten gemacht. ‘Change & iterate’ ist hier die Devise.
Ziel ist es, die Effektivität und Effizienz des Veränderungsprozesses zu maximieren und die größtmögliche Akzeptanz der beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter zu erreichen. Ein analytisch fundiertes und gut durchdachtes Methoden-Set der Erfolgsmessung ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Managen jedes erfolgreichen Change Projektes.
Konkret bedeutet dies, dass nicht nur die technischen Rahmenbedingungen auf das Veränderungsprojekt ausgerichtet werden müssen. Auch der menschliche Teil, eben das Verhalten, die Gefühle und Glaubenssätze der Mitarbeiter, müssen in einem Veränderungsprojekt betrachtet werden.
Mehrwerte von strukturierten Feedback- und Daten-Erhebungen:
In Change Projekten geht der Nutzen der Erfolgsmessung über die reine Absicherung der Projektziele hinaus. Neben der budget- und termingerechten Umsetzung der Einzelmaßnahmen ist es durch die fortlaufende Erfolgsmessung möglich, die Maßnahmen an die Entwicklung der Handlungsfelder anzupassen. Eventuell aufkommende Probleme und/oder Erfordernisse können mit einer strukturierten Feedback-Erhebung proaktiv adressiert werden.
- Der Erfolg auf der Ebene des menschlichen Verhaltens lässt sich messen.
- Maßnahmen im Rahmen der Organisationskultur-Entwicklung lassen sich so quantifizieren.
- Passgenaue Folgemaßnahmen können daraus abgeleitet werden.
- Die Entwicklung im Stimmungsbild (Sentiment) der Mitarbeiter gegenüber der Veränderung dient der internen Argumentation für zukünftige Projektbudgets.
- Betroffene werden zu Beteiligten gemacht und damit Widerstände reduziert.
Wie schaffe ich eine Datenbasis, mit der ich arbeiten kann?
Schritt 1: Erstellung einer Business Outcome Scorecard
Eine ‘Business Outcome Scorecard’ beschreibt die Erfolgsfaktoren des Projekts, die Mission pro Arbeitsebene und die dazugehörigen KPIs und Datenquellen. In der frühen Projektphase werden auf Basis dessen Benchmark-Werte und Zieldefinitionen erarbeitet. Diese Scorecard ist das Business Backend für das spätere Power BI Dashboard.
Auszug einer Business Outcome Scorecard Einführung O365
Schritt 2: Ausführung einer webbasierten Umfrage und Integration weiterer Datenquellen
Auf Basis der zu messenden KPIs und Themen wird eine Umfrage erstellt und je nach Relevanz des Projekts intern verteilt. Ein ‘call-to-action’ sollte jeder projektbezogene Kommunikation an die Belegschaft angefügt werden. Zusätzlich können weitere offene Feedback-Kanäle, wie Yammer oder Mail integriert werden.
Auszug Fragen zur Einführung von Microsoft Unified labelling / Security Projekt
Schritt 3: Erstellung des Power BI Dashboard Flow Einbindungen Cognitive Service
Auf Basis der ‘Business Outcome Scorecard’ wird ein Power BI Dashboard erstellt. Dieses kombiniert die quantitativen Fragen und die qualitativen Fragen. Die qualitativen Fragen lassen sich mit Hilfe von Microsoft Cognitive Service auf Schlüsselwörter und Stimmungen analysieren. Dazu wird eine Verbindung der Datenquellen mit Power BI über Microsoft Power Automate erstellt. Die Anbindung an Power BI erleichtert die Auswertung und Interpretation enorm, da weniger händische Arbeit notwendig ist. Ebenfalls ist das Monitoring von Veränderungen mit Power BI komfortabler als mit Microsoft Forms.
Schematische Darstellung der Einbindung der Datenquellen Microsoft Forms und Yammer
Schritt 4: Analyse und Interpretation der Ergebnisse
Ziel der Analyse und Interpretation ist die Erkennung von Mustern, um daraus Chancen oder Herausforderungen abzuleiten. Ebenfalls steht der Vergleich von Benchmarks und der Ist-Situation im Vordergrund. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse empfiehlt es sich eine ‘executive summary’ zu erstellen, um diese im nächsten Schritt im Team oder ‘steering committee’ zu besprechen. Unterstützend wirken dabei Power BI-Funktionen wie Trigger oder Alerts.
Beispielhafte Darstellung einer Wort-Wolke mit Power BI oder Microsoft Forms
Schritt 5: Umsetzung von Folge-Aktivitäten
Im abschließenden Schritt werden auf Basis der strukturierten Feedback-Daten Folge-Maßnahmen erarbeitet. Die Priorisierung der Umsetzung erfolgt angelehnt an die Priorisierung der Themen in der ‘Business Outcome Scorecard’. Dies geschieht im optimalen Falle mit Vertretern aller Stakeholder abteilungsübergreifend bzw. in einem übergeordneten ‘steering committee’. Wichtig ist hier, dass der Mitarbeiter erfährt, dass sein Feedback in kommenden Maßnahmen umgesetzt wird. Dies können beispielsweise zielgerichtete Informations-Kampagnen (z.B.: eine virtuelle ‘info journey’), angepasste Mitarbeiter-Trainings (z.B.: ein ‘security escape room’) oder das Freischalten von weiteren gewünschten Funktionen in Software Roll-outs sein (z.B.: in Teams).