Unzufrieden mit der SharePoint Online-URL? Wie wäre es mit einer Anpassung?

Hintergrund und Motivation

Viele Organisationen kennen das Problem: bei der initialen Registrierung eines M365 Tenants muss ein Bezeichner vergeben werden. Obwohl der Bezeichner eher technischer Natur ist und sich in Exchange Online, Teams etc. gut verbergen lässt und auch bei der Benutzeranmeldung durch Einbindung von eigener Domain und Inbetriebnahme von AD Connect nicht auffällt, so gibt es doch eine Stelle, an der die Bezeichnung gegebenenfalls unangenehm auffallen könnte: in der SharePoint Online-URL. Die technische Domain „bezeichner.onmicrosoft.com“ ist Grundlage des M365 Tenants und die Auswahl eines mehr oder weniger geeigneten Bezeichners bestimmt auch die SharePoint Online-URL nach dem Schema „bezeichner.sharepoint.com“.

Seit dem Start des Onlineangebots von Microsoft schien diese Tatsache in Stein gemeißelt zu sein und nicht wenige Organisationen ärgerten sich später, bei der Wahl des Bezeichners nicht sensibler gewesen zu sein. Microsoft stellte regelmäßig klar, dass der Bezeichner eine Entscheidung für das Leben sei und nachträglich nicht geändert werden könne. Während diese Tatsache im Laufe der letzten Zeit in Ausnahmefällen aufgeweicht wurde (es kursiert das Gerücht, dass für besonders große Enterprise-Kunden Microsoft doch eine Änderung des Bezeichners ermöglichen soll) stehen viele Organisationen immer noch vor dem Problem, einen Bezeichner in der SharePoint Online-URL zu sehen, der nicht passend erscheint. Neben einer unüberlegten Auswahl bei der Registrierung des M365 Tenants können natürlich auch Umfirmierungen, Firmenübernahmen etc. dazu führen, dass der damals gewählte Bezeichner heute schlicht nicht mehr aktuell ist. Dies ist insofern ebenfalls ungünstig, da bei externem Teilen von Dateien und Ordnern aus SharePoint Online und Teams heraus eben diese SharePoint Online-URL mit vermeintlich „falschem“ Bezeichner für Geschäftspartner sichtbar ist.

Umbenennung der SharePoint Online-URL endlich möglich

Seit einigen Monaten ist es nun möglich, die SharePoint Online-URL eigenständig anzupassen. Zwar befindet sich das Feature noch in der Preview, es funktioniert aber bereits nach einigen unserer Tests einwandfrei und reibungslos. Entscheidend ist, dass man sich penibel genau an die von Microsoft veröffentlichte Anleitung hält und keine Selbstversuche macht. Einstiegspunkt für die Umbenennung ist der Direktlink https://aka.ms/SPORenameAddDomain. Der Link führt ins Azure Portal, genauer ins Azure AD auf das Blade, wo benutzerdefinierte Domains hinzugefügt werden. Die Ansteuerung des Blades über den Direktlink ist deshalb entscheidend, weil bei manueller Ansteuerung der Domainverwaltung die nachfolgenden Schritte nicht funktionieren. Microsoft besteht hier also auf den Einstiegspunkt.

Ablauf der Umbenennung, verbunden mit Wartezeit

Im Blade angekommen kann man nun eine neue benutzerdefinierte Domain hinzufügen. Entscheidend ist hier, sich wieder am Format „bezeichner.onmicrosoft.com“ zu orientieren, wobei der „bezeichner“ nun der neue Bezeichner der SharePoint Online-URL „bezeichner.sharepoint.com“ sein soll. Im Beispiel haben wir einen CDX-Tenant genutzt, dessen ursprüngliche Standarddomain „M365x97144870.onmicrosoft.com“ lautet. Somit ergibt sich als SharePoint Online-URL „M365x97144870.sharepoint.com“. Zu Demozwecken möchten wir den Bezeichner von „M365x97144870“ zu „M365x97144870new“ ändern, daher fügen wir als benutzerdefinierte Domain „M365x97144870new.onmicrosoft.com“ hinzu.

Die URL wird als gültig erkannt und wenige Sekunden später registriert. Die anschließende Übersichtsseite, die „Dienstprobleme“ anzeigt, kann ignoriert werden. Die Einrichtung bei Microsoft dauert einige Minuten, insbesondere MX-, CNAME- und TXT-Einträge benötigen ggf. ein bisschen mehr Zeit. Da die neue URL aber bereits als Domain im Tenant hinterlegt ist und die DNS-Einträge für die SharePoint Online-URL keine große Rolle spielen, kann man im Prozess voranschreiten. Da die neu hinzugefügte Domain zu Microsoft gehört, wird die Domain direkt als verifiziert angezeigt.

Mit dieser automatisch verifizierten Domain kann über die SharePoint Online PowerShell den Prozess weiter vorantreiben. Über eine Verbindung auf die derzeitige SPO-Admin-URL (in unserem Beispiel „M365x97144870-admin.sharepoint.com“ gelangt man an den Punkt, den Befehl für die Umbenennung auszuführen. Per ‚Start-SPOTenantRename -DomainName „M365x97144870new“ -ScheduledDateTime „2022-09-28T10:00:00“‘ erzeugt man den Auftrag zur Umbenennung.

Beim Domainnamen ist der neue Bezeichner ohne onmicrosoft.com-Suffix anzugeben. Bei der Datum- und Zeitangabe ist ein Wert in der Zukunft zu wählen, zu dem die Änderung ausgeführt werden soll. Die hier angegebenen Werte entsprechen der Client-Zeit und müssen zwingend mehr als 24 Stunden in der Zukunft liegen. Nach expliziter Bestätigung wird der RenameJob angelegt und lässt sich per ‚Get-SPOTenantRenameStatus‘ noch einmal anzeigen. An dieser Stelle ist zunächst Warten angesagt – mindestens 24 Stunden oder noch länger, je nachdem, auf welchen Zeitpunkt man den Vorgang gelegt hat.

Auswirkungen nach Ausführung des Jobs

Nachdem die Umbenennung ausgeführt wurde (wenige Minuten nach festgelegter Zeit) werden alle Site-URLs, die SharePoint Online-Hauptseite (Site Root) und alle OneDrive for Business-Hauptseiten (My Root) die neue URL darstellen.

Eine Anpassung der Clients, insbesondere des OneDrive for Business-Clients, ist normalerweise nicht notwendig. Microsoft entfernt die alte URL nicht komplett, sondern stellt dafür einen festen Redirect ein. Die alte URL ist also weiterhin adressierbar, Anfragen werden direkt zur neuen URL weitergeleitet. Lokale Clients bemerken diese Änderung und stellen auf die neue URL dauerhaft um.

Einschränkungen & Hinweise

Wie so oft sind neue und sinnvolle Features bei Microsoft mit einigen Einschränkungen verbunden. So ist es derzeit ausgeschlossen, jemals auf die alte SharePoint Online-URL zurück umzustellen, sofern das einmal nötig sein sollte. Der Redirect auf die neue URL ist dauerhaft und ein Rollback ist nicht vorgesehen. Außerdem ist man nach der Umbenennung ein halbes Jahr an die neue URL gebunden, bevor man, aus welchen Gründen auch immer, eine erneute Umbenennung vornehmen kann. Da das Feature derzeit in Preview ist (Stand Ende September 2022), werden nur Tenants unterstützt, die weniger als 10.000 SPO-Sites haben (inkl. OneDrive for Business-Sites). Es ist wahrscheinlich, dass Microsoft dieses Limit im Laufe der Zeit ausweitet oder ganz abschafft.

Selbstverständlich gibt es auch funktional einige Dinge zu beachten. Gerade Workflows, Verweise etc., die im SharePoint Online oft bestehen, müssen geprüft und bewertet werden – idealerweise, bevor die Umbenennung erfolgt. Eine Zusammenfassung der möglichen Auswirkungen hat Microsoft auf der Feature-Seite zusammengefasst.

Diese Hinweise sollten von Administratoren und SharePoint Online-Entwicklern ernst genommen werden.