Digitale Formate & Arbeitskultur bei sepago

Kathrin Kappen gehört zum P&O Team der sepago GmbH und ist dort Organisationsentwicklerin und Scrum Master. Sie ist bereits seit drei Jahren bei sepago und hat somit auch schon vor der Pandemie die Abläufe innerhalb des Unternehmens kennengelernt. Sie begleitet die Teams und die gesamte Organisation auf dem Weg in das digitale Zeitalter.

Wie fördert sepago das Miteinander, um die Arbeitskultur auch remote weiterleben zu lassen?
Generell muss man sagen, dass sepago schon immer das Miteinander gefördert hat. Tatsächlich ist das Miteinander Teil unserer Identität und einer unserer Kernwerte, die wir jeden Tag leben, in dem was wir tun. Das Miteinander hat einen hohen Stellenwert innerhalb des Unternehmens und das schon immer, also nicht erst seitdem die Welt sich verändert hat, sondern auch schon vorher.
Auch das Thema Arbeitskultur ist uns sehr wichtig und das Miteinander ist ein sehr wichtiger Teil davon. Heute ist dieses Thema noch wichtiger als zuvor und dafür muss man sich mit dem Begriff des Miteinanders ein bisschen auseinandersetzen. Dieser beinhaltet:

Das ist in einer Homeoffice-Kultur enorm wichtig und noch wichtiger als vorher. Homeoffice bedeutet eben auch Distanz und das wiederrum erfordert zwingend Vertrauen, da man eben nicht mehr so nah an den Mitarbeitern dran ist, wie vor Ort im Büro. Dementsprechend kann man auch nicht mehr alles überschauen, was der- oder diejenige vielleicht zu Hause während der Arbeitszeit macht oder eben auch nicht, weshalb ein großes Vertrauen natürlich Grundvoraussetzung ist. Persönlich kann ich sagen, dass das bei sepago gelebt wird und es noch nie ein Thema war, dass jemand Bedenken hatte die Mitarbeiter:innen in das Homeoffice zu schicken. Als Beratungshaus haben wir schon immer die Freiheit remote zu arbeiten und sind auch darauf angewiesen, dass jeder von überall arbeiten kann, daher war die Pandemiezeit kein großer Umschwung für uns. In dieser Zeit ist es wichtig, den Bedarf der Mitarbeiter:innen zu erfassen und darauf flexibel zu reagieren. Dabei legen wir großen Wert darauf, dass wir nicht einseitig irgendwelche Maßnahmen durchsetzen, sondern stehen im engen Austausch mit den sepagys, um herausfiltern zu können, welcher Bedarf vorliegt. Daraus leiten wir dann die entsprechenden Maßnahmen ab und haben einen transparenten Informationsaustausch, um das Miteinander nach wie vor zu fördern.

Welche digitalen Formate bietet sepago an?
Ja, da haben wir tatsächlich einige! Uns war von vornherein klar, dass es unheimlich wichtig ist, dass alle Informationen weiterhin transparent an alle sepagys weitergegeben werden. Gerade in dieser Zeit der Unsicherheit, als alle in das Homeoffice geschickt wurden und man Angst davor hatte, eventuell in Kurzarbeit zu kommen oder um zu wissen, wie es dem Unternehmen wirklich geht und inwieweit sich das auf den eigenen Job auswirkt. Auch hinsichtlich unserer Berater, welche direkt am Kunden dran sind und diese üblicherweise auch besucht haben – auch hier hat sich die Arbeitsweise verändert. Es gibt unterschiedlichen Arbeitsfelder im Unternehmen, die die gleichen Grundvoraussetzungen im Homeoffice haben müssen, um in der Lage zu sein, von zu Hause aus zu arbeiten und nicht mehr vor Ort mit ihrem Team. Es ist natürlich eine große Herausforderung, es zu schaffen, dass sich die sepagys zu Hause während der Arbeitszeit wohlfühlen und alle die entsprechende Grundausstattung haben. Zudem möchten wir natürlich auch, dass die Bindung zum Unternehmen und bei den Teams untereinander bestehen bleibt und weiter gestärkt wird, weshalb auch hier die Transparenz hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und des weiteren Vorhabens noch wichtiger als normalweise schon ist.

Wir haben einen sogenannten „sepagoCall“, welcher einmal im Monat für eine Stunde stattfindet. Alle sepagys finden sich dann in einem VideoCall zusammen und berichten aus Team-, Management- und Geschäftsführersicht, welche Neuigkeiten es gibt. Dabei werden auch die aktuellen Zahlen und Themen besprochen. Zu Beginn der Pandemie hatten wir diesen bereits etablierten „sepagoCall“ in „CoronaCall“ umbenannt und ließen diesen auch viel regelmäßiger stattfinden. Das Feedback der sepagys war super und wir haben geschaut, dass wir flexibel auf die Anforderungen reagieren, um Woche für Woche zu entscheiden, wann wir den Call wieder stattfinden lassen. Darüber hinaus hat sich direkt eine Art Task Force entwickelt, welche sich mit der Zusammenstellung von allen nötigen Informationen zu dieser Situation beschäftigt hat. Wir arbeiten mit der Plattform Microsoft Teams und haben hier auch verschiedene Kanäle. Unter anderem gibt es den Kanal „All@sepago“, zu dem alle Mitarbeiter Zugriff haben. Hier haben wir zu Beginn der Pandemie direkt einen Corona Kanal eröffnet, in dem die sepagys die aktuellen Coronazahlen nachlesen und auch Fragen zur aktuellen Arbeitssituation stellen konnten. Wir haben auch viele Eltern, die in dieser speziellen Zeit auch unter einer Doppelbelastung gelitten haben, da Kindergärten, Schulen und Kitas geschlossen waren und sie neben der Kinderbetreuung auch noch Homeoffice hatten. Das waren die zwei sofortigen Maßnahmen, welche wir direkt am Anfang der Pandemie ergriffen haben, um eben möglich viel Transparenz zu schaffen.
Ein Jahr später sind wir immer noch in der gleichen Situation und innerhalb des vergangenenen Jahres haben sich einige digitale Formate entwickelt. Wir sind ein Unternehmen, welches davon lebt, dass wir gemeinsam am Mittagstisch sitzen und quatschen, dass wir gemeinsam Events gestalten, dass wir gemeinsam Erfolge feiern. Wir bei sepago stehen im engen Austausch untereinander und genau das ist uns extrem wichtig, weshalb wir anfangs vor einer großen Herausforderung standen. Wir mussten natürlich alle Veranstaltungen, welche über das Jahr geplant waren, absagen und uns Alternativen überlegen, denn gerade in dieser Zeit war das enorm wichtig. Also machten wir eine große Lernkurve und konnten feststellen, dass nach wie vor noch super viel umsetzbar ist! Natürlich ist das eine andere Qualität, Events online statt offline zu veranstalten, aber durch die Nutzung der richtigen Tools auch eine wirkliche Bereicherung.
Mittlerweile sind wir der Meinung, dass bei Remote Arbeit und Remote Formaten sicherlich der Kontakt zu kurz kommt, wie ein kleines Pläuschen an der Kaffeemaschine oder am Mittagstisch, es aber durchaus auch möglich ist, diesen Kontakt Remote stattfinden zu lassen.

Wir haben uns intensiv damit beschäftigt bereits bestehende offline Events auch online umzusetzen. Da gibt es beispielsweise das „Bier um vier“, welches jeden Freitag vor dem Bürogebäude der sepago um vier Uhr nachmittags stattgefunden hat. Da hat sich jeder ein gekühltes Bier geschnappt und wir haben zusammen den Feierabend und damit das Wochenende eingeläutet. Warum dann nicht auch virtuell miteinander anstoßen? Gesagt getan – wir führten ein virtuelles „Bier um vier“ ein, was super von den sepagys aufgenommen wurde.
Außerdem wollten wir etwas gegen den Homeoffice Koller machen, da sich dadurch meist auch der Arbeitsrhythmus verändert und man sich anders organisieren muss. Unsere Personalentwicklerin hat daraufhin die sepagys einmal pro Woche dazu eingeladen, virtuell mit ihr zu meditieren oder sich anderweitig zu bewegen. Das war ein schöner Raum, um sich über die momentane Situation und über Tipps und Tricks rund um den Tagesablauf auszutauschen. Als wir mit der Zeit bemerkten, dass die Homeoffice Situation langsam für alle vertraut wurde und der Bedarf an dieser Art von digitalem Format nachließ, haben wir das Angebot eingestellt und uns auf andere digitale Formate konzentriert, die den Bedarf der sepagys abdecken.

Zudem bieten wir Arbeitskultur-Workshops an, die nach wie vor stattfinden und welche auch gut besucht sind. Natürlich ist es nicht möglich Live-Events 1 zu 1 in Remote umzumünzen. Die Online-Events müssen viel kürzer gehalten werden, da die Konzentration beim „auf den Bildschirm starren“ schneller nachlässt. Deshalb werden diese Events zeitlich kürzer angesetzt, aber sind dadurch teilweise auch effizienter. Dennoch ist es uns wichtig, immer einen Rahmen für einen lockeren Austausch und vor allem Spaß an dem Miteinander zu schaffen. Es haben sich mehrere Teams gebildet, welche verschiedene Themen angegangen sind, um das Miteinander auch digital zu fördern. Das „Team Gesundheit“ hat sich darum gekümmert, dass wir eine Meditations-App bereitgestellt bekommen, während ein anderes Team – das „Team Zusammengehörigkeit“ – ein neues digitales Format ins Leben berufen hat: Das „Ask Me Anything“. Das Format „Ask Me Anything“ findet alle zwei Wochen für eine halbe Stunde, immer mit einem andere sepago-Team, statt. Dabei geht es um einen lockeren Austausch und man hat die Möglichkeit, Fragen an das jeweilige Team zu stellen.
Es ist nicht möglich, dass wir jeden sepagy gezielt nach seinem Wohlergehen fragen können, daher machen wir Umfragen und nehmen auch im gleichen Atemzug an „Great Place to Work“ teil. Dabei möchten wir herausfiltern, wo im Unternehmen Verbesserungspotential liegt. Dabei kam zum Beispiel heraus, dass im Homeoffice ein höhenverstellbarer Schreibtisch sowie ein Schreibtischstuhl benötigt werden. Das wurde dann organisiert und den sepagys nach Hause geliefert.
Außerdem haben wir das Format „Mystery Coffee“ eingeführt, welches ein ganz kleines nettes Format ist, in dem sich zwei sepagys virtuell treffen und ein Käffchen miteinander trinken. Im Vorhinein wählen wir nach dem Zufallsprinzip aus, welche sepagys zusammen eine kleine Kaffeepause haben. Idealerweise sind das dann auch zwei sepagys, die vorher nicht so viel miteinander zu tun hatten. Für den Fall, dass der Gesprächsstoff ausgehen sollte, haben wir noch ein paar Beispielfragen in die Einladungsmail eingefügt. Ansonsten gibt es noch das Live Format „sepagoForum“, was wir mittlerweile auch virtuell stattfinden lassen. Wir haben keine Veranstaltung komplett abgesagt, ohne eine Alternative zu finden. Das beste Beispiel ist hier das Sommerfest von letztem Jahr. Letztes Jahr konnten wir natürlich nicht so wie gewohnt, ein großes Sommerfest mit allen sepagys veranstalten. Aus diesem Grund haben wir Aktivitäten, wie z.B. Bogenschießen, für die einzelnen Teams organsiert und das auch noch coronakonform.
Wir haben noch einige weitere digitale Formate, aber das Wichtigste dabei ist, die Leute sowohl auf der organisatorischen als auch auf der Team-Ebene zu ermutigen, das zu tun, was ihnen guttut.

Warum ist das Miteinander überhaupt wichtig?
Das ist eine gute Frage. Miteinander bedeutet das Gefühl einer Zusammengehörigkeit, das bedeutet Vertrauen und gegenseitiger Respekt. Im Grunde genommen stellt das Miteinander den Kleber einer Organisation dar.
Die aktuelle Situation hat die sowieso schon komplexe Arbeitswelt nicht einfacher gemacht. Vor allem in Zeiten von Verunsicherung und Veränderungen ist das, was uns motiviert hält, tatsächlich dieses „Wir-Gefühl“. Denn letztendlich weiß niemand wie die momentane Situation beim anderen zu Hause aussieht. Da gibt es sepagys, die vielleicht in einem 1-Zimmer-Apartment leben und seit Wochen niemand anderen mehr gesehen haben oder Eltern, die neben der Arbeit noch alles für ihre Kinder koordinieren müssen, da die Schulen oder Kitas geschlossen sind. Genau aus diesem Grund sind wir gerade jetzt sehr stark auf das Miteinander und die gegenseitige Unterstützung angewiesen, weshalb es so wichtig ist, diese zu fördern.

Wie sieht das Feedback von den sepagys dazu aus?
Ich kann nur für mich sprechen und sagen, dass sepago extrem viel macht und sich auch immer wieder auf neue Ideen einlässt, um das Miteinander noch mehr fördern zu können.
Da muss ich sagen, dass wir hier schon einzigartig sind, in dem was wir tun und was uns bereitgestellt wird. Aber auch die Unterstützung, die man erfährt: Jeder hat ein offenes Ohr und wenn es erforderlich ist, finden wir auch mal Sonderlösungen für die jeweiligen Mitarbeiter. Hauptsache es geht allen gut und sie können gut ihrer Arbeit nachgehen. Jeder trägt sein bestes dazu bei, um das Miteinander nach wie vor zu leben. Ein weiteres großes Thema sind hier natürlich auch neue Mitarbeiter. Dafür haben wir einen Onboarding Workshop ins Leben gerufen, um eine direkte Verbindung zu schaffen und einen guten Neueinstieg in unser Team gewähren zu können.